Algemene Voorwaarden – Cosplay Meet

Algemene voorwaarden Cosplay Meet NL

DEZE ALGEMENE VOORWAARDEN VAN COSPLAY MEET NL GEVESTIGD TE POORTAKKER 1, 5625 SM EINDHOVEN (KVK-NUMMER: 59722738 ), VERDER TE NOEMEN “DE ORGANISATIE” ZIJN VAN TOEPASSING OP ALLE OVEREENKOMSTEN DIE DOOR DE ORGANISATIE MET BEZOEKERS VAN DE ‘COSPLAY MEET NL’ STUDIO EN/OF ANDERE DOOR DE ORGANISATIE TE ORGANISEREN EVENEMENTEN OF SHOOTS WORDEN GESLOTEN.

Artikel 1 – Toepasbaarheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere overeenkomst in het kader van het bezoek aan de studio of het evenement, aankopen in een webwinkel en de aanschaf van alle (toegangs-)tickets daarvoor tussen de bezoeker van de studio of het evenement en de organisatie, ongeacht hoe die tot stand komt. Door de aanschaf en/of gebruik van een product uit de webwinkel, ticket en/of betreding van de studio of de locatie van het evenement, gaat de bezoeker akkoord met de inhoud van deze algemene voorwaarden.
De locatie kan huisregels hanteren, die naast deze algemene voorwaarden gelden en op de website(s) van de organisatie (o.a. www.cosplaymeet.nl ) en/of op de locatie te vinden zijn. De bezoeker verklaart door het kopen van het ticket op voorhand met die huisregels akkoord te zijn.
De organisatie kan deze algemene voorwaarden te allen tijde geheel of gedeeltelijk wijzigen. Bezoekers worden tijdig van de wijzigingen op de hoogte gebracht door een vermelding op de betreffende website(s) te doen van de organisatie. Als de bezoeker de organisatie niet binnen 7 (zeven) werkdagen schriftelijk laat weten zich op grond van de redelijkheid en billijkheid niet in de wijzigingen te kunnen vinden, wordt de bezoeker geacht akkoord te zijn met de wijzigingen.
De nietigheid van enige bepaling van deze algemene voorwaarden tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan.

Artikel 2 – Algemene bepalingen

COSPLAY MEET NL is de handelsnaam voor de evenementen en shoots georganiseerd door Cosplay Meet NL

Het evenement of de shoot vindt plaats in de studio gelokaliseerd in Eindhoven of op externe locatie, deze kan wisselen per editie van de COSPLAY MEET NL. De volgende afspraken hebben als doel om een gezellige ervaring voor alle bezoekers te waarborgen.
De huisregels zijn gebaseerd op beleefdheid, veiligheid en respect voor anderen en het milieu.
Door het betreden van het evenement of de studio, gaan bezoekers akkoord met deze regels en voorschriften. Toegang tot het evenement of de studio kan worden geweigerd bij niet naleven van de huisregels.

Artikel 3 – Aanschaf tickets

De overeenkomst tussen de organisatie en bezoeker voor de aanschaf van tickets komt tot stand nadat een bestelling voor één of meer tickets is geplaatst bij (een door) de organisatie (ingeschakeld (voor-)verkoopadres).
Een geplaatste bestelling is onherroepelijk en de bezoeker kan de overeenkomst na dat moment niet wijzigen. De organisatie behoudt zich te allen tijde het recht voor om bestellingen te weigeren, dan wel daaraan aanvullende voorwaarden te stellen.
Informatie, zoals mededelingen en prijsopgaven, met betrekking tot de shoot of het evenement en/of tickets wordt zo nauwkeurig mogelijk (weer)gegeven of verstrekt.
Door bijkomende kosten van bijvoorbeeld reservering, betaling en/of bezorging kunnen prijzen voor tickets hoger liggen dan de door de organisatie op de tickets geprinte prijzen.
De organisatie aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele onjuistheden of onvolledigheden in de hiervoor bedoelde verstrekte informatie.

Artikel 4 – Tickets en toegang tot de studio of het evenement

De organisatie en / of de officiële ticketprovider behoudt zich het recht voor om de identiteit van de bezoekers te verifiëren bij de entree van de studio of het evenement. Als een bezoeker niet in bezit is van een geldige identiteitskaart, dan kan toegang tot de studio of het evenement geweigerd worden, zonder recht op terugbetaling van het ticket. Onder een geldig identiteitsbewijs wordt verstaan een geldige identiteitskaart, paspoort of rijbewijs. Kopieën van identiteitsbewijzen worden niet geaccepteerd. De Nederlandse wetgeving is hier van toepassing.
Een ticket wordt eenmalig aan de bezoeker verstrekt en verschaft slechts de houder van het ticket (éénmalig) toegang tot de studio of het evenement en de evenementlocatie.
Mollie (mollie.com) is de exclusieve, door de organisatie ingeschakelde ticketingprovider voor de shoot of het evenement. Tickets zijn enkel verkrijgbaar op de website van de organisatie en de officiële verkooppunten van de ticketingprovider. Alleen aanschaf bij een erkend voorverkoopadres garandeert de geldigheid van het ticket. De bewijslast dienaangaande rust op de bezoeker.
De tickets worden voor de aanvang van de shoot of het evenement aan de bezoeker verstuurd, mits de koopprijs voor de tickets is voldaan. Na ontvangst van de bestelde tickets dienen deze door de bezoeker te worden gecontroleerd op juistheid. Indien de aangeschafte tickets door de betreffende bezoeker niet tijdig zijn ontvangen, of indien er gebreken of fouten in de tickets worden geconstateerd, dan dient de bezoeker contact op te nemen met de organisatie via een van de contactmogelijkheden. Indien een ticket bestaat uit een door of vanwege de organisatie verstrekte barcode, die via elektronische communicatie (bijvoorbeeld e-mail) aan de bezoeker wordt verstrekt, dient de bezoeker ervoor te zorgen dat dit ticket daadwerkelijk en op een veilige wijze via elektronische communicatie kan worden verstrekt.
De tickets zijn en blijven eigendom van de organisatie. Vanaf het moment dat het ticket aan de bezoeker ter beschikking is gesteld, rust op de bezoeker het risico van verlies, diefstal, beschadiging of misbruik daarvan. De organisatie aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor verlies of beschadiging van tickets door welke oorzaak dan ook. In het geval de organisatie door de bezoeker om vervangende tickets wordt verzocht, is de organisatie gerechtigd dat te weigeren of daar kosten voor in rekening te brengen.
De organisatie kan besluiten om de tickets op naam (gepersonaliseerd) te verkopen. De organisatie is gerechtigd (maar niet verplicht) om de identiteit van de houder van het ticket te controleren om vast te stellen of deze overeenkomt met de naam op de ticket, en voor zover deze niet overeenkomt, om de houder de toegang tot de studio of het evenement te weigeren.
Tickets zijn niet uitwisselbaar tenzij nadrukkelijk anders vermeld en zijn niet te retourneren.
In enkel geval worden tickets terugbetaald. Alle relevante klachten, verzoeken en suggesties dienen te worden gericht aan de organisatie via een contactmogelijkheid.
Het is strikt verboden om gratis tickets, tegen enige vergoeding, aan iemand anders te verkopen. Als dit opgemerkt wordt, worden de betreffende toegangsbewijzen onmiddellijk gedeactiveerd.
Gratis tickets worden alleen persoonlijk aangemaakt en zullen een dubbele controle bevatten bij het controlepunt van de COSPLAY MEET NL studio en evenementen.

Toegang tot de studio of het evenement gedurende de gestelde openingstijden kan alleen op de hieronder beschreven manier worden toegekend:

Gedurende de openingstijden van de studio of het evenement zoals vermeld op de officiële website.
Bezoekers moeten een geldig en origineel ticket verkrijgen dat wettelijk door officiële kanalen is verkregen. Dit kaartje wordt bij verificatie geaccepteerd of afgewezen.
Alleen toegang via duidelijke aangegeven ingangen.
Bezoekers die proberen toegang te krijgen tot de studio of het evenement op een manier die niet voldoet aan de bovenstaande voorwaarden, worden beboet met de dagprijs voor volwassenen. Bovendien kan een administratieve boete opgelegd worden. In geval van niet-naleving, worden bezoekers verwijderd van de locatie en alle toegang in de toekomst zal worden geweigerd.
De organisatie behoudt zich te allen tijde het recht om de toegang tot de studio of het evenement te beperken voor specifieke groepen bezoekers.
In geval van problemen met specifieke groepen bezoekers, behoudt de organisator zich het recht tot het volledig ontzeggen van specifieke groepen bezoekers.
Bezoekers die de toegang tot de studio of het evenement zijn ontzegd kunnen de studio of het evenement niet meer betreden.
Toegang tot de studio of het evenement voor kinderen tot 13 jaar is enkel toegestaan onder begeleiding van een volwassenen. Kinderen vanaf 13 jaar mogen zonder begeleiding naar binnen, maar zullen om schriftelijke toestemming van ouders en/of verzorgers worden gevraagd.
De organisatie behoudt zich het recht te allen tijde de toegangsprijzen van tickets voor de shoot of het evenement te wijzigen.
Indien de maximale capaciteit van de studio of het evenement wordt overschreden, heeft de organisatie het recht om bezoekers toegang te weigeren tot de studio of het evenement op die dag zonder compensatie. Het is ook mogelijk dat, in geval van grote drukte, niet elk deel van de studio of het evenement bezocht kan worden. Als gevolg daarvan is de organisatie niet aansprakelijk voor eventuele schade of teleurstelling.
Indien de voorverkoop aangeeft uitverkocht te zijn zal deze stopgezet worden. De organisatie behoudt zich het recht om additionele kassaverkopen op locatie aan te bieden. Dit zal duidelijk gecommuniceerd worden op alle mogelijke kanalen.
Dieren (met uitzondering van blindengeleidehonden en assistentiehonden met een officieel identificatievest) zijn niet toegestaan in de studio of bij het evenement.

Artikel 5 – Garderobe

Bij de ingang van de studio is een garderobe om spullen en andere objecten in bewaring te geven. De garderobe wordt gefaciliteerd door de organisatie en hiervoor worden geen kosten in rekening gebracht. Eventuele achtergebleven spullen worden door de organisatie opgeslagen bij de gevonden voorwerpen.
De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld bij diefstal, verlies of schade.
Het is strikt verboden om items op de locatie onbeheerd achter te laten. Verdachte pakketten die onbewaakt zijn, worden door de organisatie, beveiliging en / of de politie verwijderd.
De organisatie kan niet aansprakelijk gesteld worden voor diefstal of beschadiging van items die achtergelaten zijn.

Artikel 6 – Openbare orde

In het belang van onze bezoekers en veiligheid in het algemeen is het strikt verboden om:

Te roken in de studio of op de evenementenlocatie
Gebruik te maken van een e-sigaret in de studio of op de evenementenlocatie.
Luidruchtige muzieksystemen mee te nemen en te gebruiken.
Vuurwerk of andere explosieve materialen naar de studio of de evenementenlocatie mee te nemen.
Drugs mee te nemen, te verhandelen en/of te gebruiken, evenals de studio of evenementenlocatie onder invloed van drugs te betreden en / of anderen aan te moedigen om drugs te gebruiken.
Gedrukte materialen, folders, posters, doeken etc. zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisator uit te delen of te verdelen.
Items die eigendom zijn van de organisatie, personeelsleden of bezoekers te stelen of te beschadigen.
Personeel en bezoekers van het evenement, de studio, evenement locaties en / of hulpdiensten te hinderen in hun werkzaamheden.
Zich agressief tegen andere bezoekers en / of medewerkers van de studio of het evenement te gedragen.
Deel te nemen aan criminele activiteiten in de studio of evenementenlocatie.
Bijeenkomsten en / of toespraken te houden, geld te verzamelen, gratis items te verdelen en / of items te verkopen op de locatie van de shoot of het evenement zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisatie.
Jezelf te gedragen op een manier die gevaarlijk is voor jezelf of anderen.

Elke bezoeker die inbreuk maakt op de verboden in dit artikel (artikel 6), evenals hun medeplichtige(n), wordt verwijderd van de locatie en krijgt een administratieve boete opgelegd.
Om de publieke veiligheid te garanderen, behoudt de organisatie zich het recht voor om bezoekers te fouilleren.
Bezoekers die de toegang ontzegd hebben gekregen tot de shoot of het evenement, kunnen de locatie niet binnenkomen en kunnen in geen geval een vergoeding vragen.
Bezoekers zijn persoonlijk aansprakelijk voor schade veroorzaakt door onzorgvuldigheid, fout of nalatigheid aan andere bezoekers, particulieren of installaties bij de studio of het evenement. Personen die vergezeld worden door een verzorger zijn de verantwoordelijkheid van die verzorger. De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade veroorzaakt door andere bezoekers.
Alles wat wijst op discriminatie, provocatie of racisme in welke vorm dan ook, is strikt verboden. Deze lijst is echter niet uitputtend.

Artikel 7 – Wapens

Bezoekers zullen zich te allen tijde houden aan de Nederlandse wetgeving (zowel nationaal als lokaal) met betrekking tot het vervoer en het gebruik van wapens. In geval van tegenstrijdigheid heeft deze wetgeving altijd voorrang op de huisregels.
Instructies: Wapendrager moet onmiddellijk voldoen aan elk verzoek en / of instructie met betrekking tot de wapens die ze dragen en / of gebruiken, ongeacht of ze zijn afgegeven door een politieagent, een brandweerman en / of een andere ambtenaar of door het veiligheidspersoneel van de shoot of het evenement of een van de personeelsleden van de organisatie.
Categorieën: De volgende categorieën wapens onderscheiden zich:
- STRIKT VERBODEN WAPENS: Werkende vuurwapens (zelfs ongeladen), geactiveerde of ontmantelde wapens, brandweerwapens, wapens die uitsluitend bestemd zijn voor militair gebruik, schakelbladen, knijpknopen met slot, vlindermessen, gooienmessen, jachtmessen, alarmpistolen, vuurwapens die niet te onderscheiden zijn van echte wapens, zwaardstokken, daggers, electroshock wapens, spuitbussen voor ‘zelfverdediging’, nunchakus, gooien van sterren en geluiddempers. Alle werkende vuurwapens, verboden en vergunningvereiste wapens conform de Nederlandse Wapenwet worden door de politie in beslag genomen en er zal direct een proces-verbaal worden opgesteld.

TOEGESTANE WAPENS: Voorwerpen bedoeld als speelgoed voor kinderen tot 14 jaar oud (bijv. een plastic waterpistool); Voorwerpen die niet voor een echt wapen kunnen worden aangezien (bijvoorbeeld een light saber van Star Wars of een Phaser van Star Trek); Zwaarden en sabres die niet onder “Strikt Verboden Wapens” staan vermeld. Het dragen van toegestane wapens in de studio is toegestaan. Het is echter verboden om deze wapens mee naar buiten te nemen. Op weg naar en van de studio of het evenement moeten toegestane wapens te allen tijde in een afgesloten verpakking worden gehouden (bijvoorbeeld een gesloten sporttas). Het is ook te allen tijde verboden om de toegestane wapens op een bedreigende en / of anderszins gevaarlijke manier in de studio te gebruiken. Verlaten, geautoriseerde wapens worden in beslag genomen.

Artikel 8 – Flyers en posters

De organisatie staat bezoekers niet toe om tijdens het evenement of in de studio aan sales te doen, klanten te werven of promotiemateriaal te verdelen. Het is verboden om flyers en posters te verspreiden in en rondom de studio of evenementenlocatie. Het is enkel toegestaan om promotie te maken indien er schriftelijke toestemming is van de organisatie.

Artikel 9 – Privacy en persoonsgegevens

Door het sluiten van een overeenkomst met de organisatie kunnen (persoons)gegevens van de bezoeker worden verzameld, vastgelegd en opgeslagen in een gegevensbestand. Deze door de bezoeker verstrekte (persoons)gegevens worden door de organisatie verwerkt overeenkomstig haar privacybeleid.
De organisatie gaat zorgvuldig met de verkregen (persoons)gegevens om en verwerkt deze uitsluitend overeenkomstig de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
Bij het sluiten van de overeenkomst met de organisatie geeft de bezoeker uitdrukkelijk toestemming voor het verwerken van (persoons)gegevens overeenkomstig het privacybeleid van de organisatie.
Mogelijk zullen beeld- en/of geluidsopnamen worden gemaakt van het evenement of de shoot en de bezoekers en worden opnamen openbaar gemaakt of verveelvoudigd. De bezoeker verleent onvoorwaardelijk toestemming tot het maken van voornoemde opnamen en exploitatie daarvan zonder dat de organisatie of derden een vergoeding aan de bezoeker verschuldigd is of zal zijn. Een eventueel naburig- en/of auteurs- en/of portretrecht draagt de bezoeker bij deze en zonder enige beperking over aan de organisatie en de door de organisatie uitgenodigde fotografen. Voorts doet de bezoeker onherroepelijk afstand van het recht zich te beroepen op zijn/haar persoonlijkheidsrechten.
Indien gedurende het evenement of de shoot (beeld)opnamen worden gemaakt met beveiligingscamera’s, kan de organisatie deze in geval van calamiteiten aan derden, waaronder mede begrepen politie en justitie, afstaan.
Bezoekers mogen fotografie en beeldopnames enkel privé gebruiken (bijvoorbeeld met een video of met statische camera’s of met materiaal voor audio‐opnames), tenzij anders aangegeven.
Houd er rekening mee dat als men zich registreert voor evenementen of shoots van COSPLAY MEET NL, men aan COSPLAY MEET NL de toelating geeft om op de hoogte gehouden te worden van het evenement of de shoot en van relevante onderwerpen zoals bijvoorbeeld nieuwsberichten met betrekking tot het thema van de evenementen.
Door het sluiten van een overeenkomst met de organisatie kunnen (persoons)gegevens van de bezoeker worden gebruikt om fotografie en beeldopnames van de desbetreffende bezoeker naar de desbetreffende bezoeker te sturen.
Bij het insturen van beelden voor wedstrijden georganiseerd door de organisatie, geeft de bezoeker uitdrukkelijk toestemming voor het vertonen van desbetreffende beelden naar eigen invulling van de organisatie.
COSPLAY MEET NL garandeert dat adressen niet voor andere doeleinden gebruikt worden en zorgt zo voor de beveiliging van bezoekersinformatie en voor de bescherming van de privacy van haar bezoekers.

Artikel 10 – Aansprakelijkheid

Bezoekers betreden de studio of de evenementlocatie en wonen de meet of shoot bij op eigen risico. De organisatie is niet aansprakelijk voor verlies van, diefstal van en/of schade aan bezittingen van bezoekers.
De organisatie is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor enige schade als gevolg van de annulering, wijzigingen of afwijkingen van het evenement of de shoot, noch voor enigerlei andere schade, uit welke hoofde dan ook, welke direct of indirect het gevolg is van handelen of nalaten van de organisatie en/of de evenementlocatie, van personen in (één van) hun dienst, of van andere personen die door of vanwege (één van) hun te werk zijn gesteld, of van derden, tijdens het evenement of de shoot of in verband met het verblijf in de studio, tenzij de schade het gevolg is van opzet of grove schuld van de organisatie.
Indien en voor zover de organisatie ondanks het voorgaande jegens de bezoeker op welke grond ook aansprakelijk mocht zijn voor enige door de bezoeker geleden schade, dan is deze aansprakelijkheid te allen tijde beperkt tot directe – en dus geen indirecte of immateriële – schade tot het bedrag, dat ingevolge de wettelijke aansprakelijkheidsverzekering van de organisatie zal worden uitgekeerd, en slechts indien zij hiertoe wettelijk gehouden is. De organisatie is in een dergelijk geval tevens slechts aansprakelijk, indien de bezoeker de organisatie onverwijld schriftelijk op de hoogte brengt van de tekortkoming, waarbij tevens een redelijke termijn wordt gesteld om alsnog aan de verplichting te voldoen en indien de organisatie ook na die ingebrekestelling blijft tekortschieten in de nakoming van die verplichting.
Bezoekers die schade hebben opgelopen tijdens hun bezoek aan het evenement of de shoot, moeten dit melden bij de informatiebalie alvorens de locatie te verlaten. Schade die op een later tijdstip wordt gemeld, zal in geen geval tot schadevergoeding leiden. De organisatie is niet verantwoordelijk voor schade en / of persoonlijk letsel dat tijdens uw bezoek aan het evenement of de shoot is uitgeoefend, behalve in geval van grove nalatigheid. In dit geval zal de verantwoordelijkheid van de organisatie nooit hoger zijn dan het door de verzekeraar te betalen maximumbedrag. Gevolglijk verlies of winstverlies kan nooit tot schadevergoeding leiden.
Personen wier handeling of nalatigheid direct of indirect schade aan de organisatie veroorzaakt, is volledig verantwoordelijk voor de genoemde schade. Indirecte schade omvat winstverlies, alsmede de kosten van administratieve en strafrechtelijke boetes en maatregelen.
De organisatie draagt geen enkele financiële of andere verantwoordelijkheid voor welke persoonlijke schade of welk letsel dan ook, noch voor mogelijk verlies of beschadiging van persoonlijke eigendommen tijdens een bezoek de studio of aan aan haar evenementen of shoots.
De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal of beschadiging van rolstoelen en kinderwagens.

Artikel 11 – Annulering of verplaatsing evenement of shoot

De organisatie kan het evenement of de shoot verschuiven naar een andere datum of een andere locatie of zelfs annuleren als sprake is van overmacht. ‘Overmacht’ dient in dat kader ruim opgevat te worden en omvat onder meer, stakingen, brand, slechte weersomstandigheden, pandemieën etc.
Bij annulering van het evenement zal de organisatie het entreegeld zoals vermeld op het ticket aan de bezoekers restitueren. Restitutie zal uitsluitend plaatsvinden op de door de organisatie aangegeven wijze. Servicekosten of overige (gevolg)schade, direct of indirect, wordt niet vergoed.

Artikel 12 – Set aanpassingen

De organisatie behoudt zich het recht voor om te allen tijde de te gebruiken fotosets van het evenement te wijzigen.
De organisatie is niet aansprakelijk voor de aanwezigheid of annulering van sets voor het evenement.
Geen enkele terugbetaling van entreetickets zal worden uitgevoerd bij een annulering van een van de sets, of bij een verandering van de sets.